كيف تنجز اكثر …… في وقت أقل

http://img86.imageshack.us/img86/848...heedcomrp1.gif

نعيش في عالم تتسارع فيه الأحداث ويطوي الزمن . ونكاد لا نشعر بوقتنا كيف يمر وفيما نقضيه . كلنا في أمس الحاجة إلى أن ننظم أفكارنا وأوقاتنا ونحاول الاستفادة من كل دقيقة في حياتنا ، إذا كنا ننشد حياة افضل وعملاً مميزاً يقود إلى نجاح مؤكد .
أضع بين أيديكم مفاتيح هامة نحتاجها بشدة لنستطيع من خلالها تحقيق أقصى إنجاز ممكن بأقل مجهود في زمن قياسي .

1 - التفكير

1 ـ لا يوجد وقت كافي لعمل كل شئ ، تقبل هذه الحقيقة ببساطه . لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية . وإذا فعلت ذلك فى كل من عملك وحياتك الشخصية ، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت .
2 ـ صفى ذهنك . اهدأ . وركز على مهمتك . تجاهل أي شئ آخر . فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه . يمكنك التحكم فى صفائك الذهنى بحيث لا تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك . تفهم جيداً ما يجب عليك فعله وقم به فى هدوء وراحة وثقة .
3 ـ لا تحاول أن تنشد الكمال . فمن السهل أن تقع فى فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً . لكن فى أغلب الأحيان تؤثر محاولات تحسين العمل فى النتيجة العامة ، بالإضافة إلى زيادة استهلاك الوقت والمجهود بدون داعى .
4 ـ تقبل عيوب إنتاجك لأنها طبيعة بشرية . فمن الغير مفيد لوم نفسك . وعندما يقل معدل إنتاجك فإنك تحتاج للتوقف وإعادة التفكير . لا تفكر فى محاولاتك الفاشلة السابقة ، تقبلها لأنها ببساطة طبيعة البشر . واصل عملك .
5 ـ تعامل مع مكان عملك كموقع للإنتاج . هيئ ذهنك للتفكير فى مكتبك كمكان لإنجاز المهام ، فكر باستمرار بهذه الطريقة ، وستجد نفسك أكثر إنتاجاً كلما تواجدت هناك . خصص مكان آخر للأعمال والأحداث والأنشطة الأقل أهمية . وأجعل مكان عملك حصرياً للأنشطة الأكثر أهمية .

2 - التخطيط

1ـ جهز قائمة بالمهام التى يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التى ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط . كل ما عليك هو الاستمرار فى كتابة القائمة حتى تكتمل .
2 ـ أدرج قائمتك تبعاً للأهمية . وأسهل طريقة للقيام بذلك هى تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية :
أ ـ عاجل وهام. ب ـ هام وليس عاجل. ج ـ لا هام ولا عاجل.
النقـاط ( أ ) هى الأكثر أهمية لذلك تأخذ الأولوية القصوى دائماً .
والنقاط (ب ) تليها فى الأهمية .
أمــا ( ج ) فلا تستحق تضييع الوقت بها .
اتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخـرى ، دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز المهمة .
3 ـ تعود على تدوين خطة على الورق لإنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم صغيرة . فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم . ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا ، عمل بسيط لكن فعال جداً .
4 ـ استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة .
5 ـ توقف وفكر فيما تخطط له . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك . فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد .
6 ـ حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل أهدافك فى خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار . ثم ضع تسلسل زمنى منطقى لإنجاز كل هدف .
7 ـ خطط لكل ساعة من عملك اليومى . حدد أوقات لمهام جدولك اليومى . أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها . استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية . وإذا انتهيت من المهمة مبكراً ، ابدأ مباشرة فى إنجاز التالية . استغل الأوقات التى تكون فيها فى ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً. وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة ، كلما أصبحت أكثر مهارة فى تحديد الوقت المطلوب .
8 ـ فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة بأولويات اليوم التالى مسبقاً . سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً فى الصباح . يمكنك أن تدخل مباشرة فى عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات . إتباع هذه الاستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية .
9 ـ حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة . عندما تبدأ فى إنجاز المهام ، فإنك تحتاج للعمل دون أى عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع .
10 ـ أعط كل مهمة الوقت الكافى لإنجازها ، هذه هى الطريقة الصحيحة . إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين .
11 ـ كون ملف رئيسى لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف فى أى وقت فيما يتعلق بأى مشروع تنجزه .

3 - التنظيم

1 ـ هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر المستطاع ، مساحة فارغة كافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه .
2 ـ ضع كل شئ فى مكانه . فى نهاية اليوم ، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود . بهذه الطريقة ستجد كل شئ فى مكانه عندما تحتاجه فى المرة القادمة .
3 ـ قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الأساسيات أجمع كل المواد التى تحتاج إليها مسبقاً . بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث . وبالنسبة لعامل البناء قد تكون أدوات ومواد البناء التى يحتاجها . جهز ما تحتاجه مسبقاً لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك .
4 ـ تفادى تكديس الورق فوق مكتبك . أحفظه لتعرف مكانه بالضبط . وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة .
5 ـ استفد من كل المصادر القيمة التى أمامك . يمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج ، دون تضييع الوقت فى البحث ومن الأفضل الاستعانة بسكرتير للبحث عن المعلومات .
.
.
منقول لتعم الفائدة