إدارة أوراقنا ... ( ورشة عمل )

موضوع على أن البعض لايعتبره مهمًا إلا أنني ممن يعيرونه أشد الإهتمام وقد يكون ذلك بطبيعة عمل كل شخص .

ونبدأ مع ما تطرقتم لها أخينا الفاضل .

:
- مذكرات -

لاأستخدمها إلا في المكتب لغرض التعقيب أو الإتصال أو الإستعلام فقط وينتهي وقتها بمجرد الإنتهاء من نفس العمل الّتي سجلتها من أجله . أما خارج العمل فالتذكير يكون بواسطة جهاز الجوال فقط ولاأستخدم الأوراق إطلاقًا نظرًا لأنني لا أتواجد في مكان محدد فالجوال خير مذكر خارج العمل .

فواتير لأغراض متعددة

أحبذ عدم الإحتفاظ بها إطلاقًا وتنتهي مهمتها بعد السداد وتصنف أنها من ضمن المذكرات إلا أنها وبسبب قلتها لاتأخذ حيزًا كبيرًا بل تتلف بعد تسديد رسم معين أو التأكد من صلاحية سلعة مشتراه فتبقى لساعاتٍ معدوده عدا ماكان منها مهمًا كفاتورة الأجهزة الإلكترونية الّتي يتطلب الضمان وجود الفاتورة معه . فأضعها في (دوسية إسمها (المشتروات والفواتير) .

- قصاصات من صحف أو مجلات

لا أحتفظ بها ولا أنصح بالإحتفاظ بها أبدًا

- ملخصات

لا توجد لدي هذه النوعيه من الأوراق فانتهت بإنتهاء مراحل الدراسة .

- مطويات و نشرات -

تختلف الدينية منها في المكتبة الخاصة بي وكذلك النشرات في رفٍ مخصص لها ومرتب بطريقة جميلة وجذابه تدعوا من يراها لأن يمد يده لقراءتها .

- رسائل -

لاتوجد لدي رسائل ورقية . ولم يسبق لي إستخدامها بصفه شخصية

صكوك -

في دوسية محمولة توضع في حقيبة خاصه بالأشياء الثمينة .

صور لأوراق متعددة

لاأحتفظ بما ليس مصنفًا التصنيف أعلاه كونها لافائدة منها

- أوراق التقويم ... الخ

أوراق التقويم تمامًا كاليوم الّذي سُجَِلَ بها تمضي معه ولا أحتفظ بها

و غيرها كثير ..

بحسب التصنيف

و كثيراً ما احتجنا الى ورقة مهمة ثم نبحث عنها و عبثاً لا نجدها رغم أنها كانت قريبة منا ذات يوم ، أكوام من الأوراق ترمى و قد كان من المفترض الإفادة منها .

- ماذا نعني بإدارة الأوراق ؟

هو ترتيبها وتصنيفها حسب أهميتها والحاجة الماسة لها بأن ضع لها درجة أسبقية وسرية ومهمة وأهم وهكذا .
- هل ترى أنه من المهم إدارة الأوراق ؟

نعم ولدرجة كبيرة جدًا (لاتحقرن صغيرةً إن الجبال من الحصى)

- لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟

قد نكون لم نعتد على الترتيب في كثيرٍ من جوانب الحياة ولجهلٍ مستفشي في أمور كثيرة

- هل هناك فوائد نجنيها من تنظيم أوراقنا ؟

يكفيك التنظيم والوصول الميسر والسريع لما تبحث عنه دونما عناء أو جهدٍ يذكر إضافةً إلى الإحتفاظ بما هو مهمٌ منها بأمان .

- كيف يمكننا التعامل مع هذه الأوراق بما يفيد ؟

بترتيبها وتصنيفها حسب نوعها وأهميتها وقد ذكرت ذلك بعاليه

- هل لك تجربة رائدة في التعامل مع الأوراق و أرشفتها ؟

نعم بحكم عملي وممارستي اليومية لها ، ولعلك تتذكر ما كتبتُهُ أعلاه .

- ما هي أفضل الطرق للتخلص من الأوراق غير المهمة ؟

حسب سريتها وأهميتها وحجمها فقد يكون بإستخدام (آلة إتلاف الورق الإلكترونية) وقد تكون برميها في سلة المهملات .

هذه ورشة عمل آمل من الجميع المشاركة فيها و في النهاية سنخرج بإذن الله تعالى بتوصيات و ملف من أفكاركم لكيفية إدارة أوراقنا .

ولقد شاركت بها .. واتمنى أن تكون مشاركتي مميزة بحسب طول تعاملنا مع الورق ومعاناتنا معه.

والسلام عليكم