إدارة أوراقنا ... ( ورشة عمل )

أخي الزاد .. أسعدتني جداً و أفدتنا في مداخلتك .. لاهنت

أخي الفواز ..

أعجبني جداً ردك في كيفية التخلص من باقي الأوراق و هي فكرة مميزة و رائدة و ليتها تطبق ..

أيضاً شدني تعليقك حول سبب إهمال العناية بأوراقنا و إدارتها بالفعل نحن بحاجة الى تصحيح تصرفاتنا و زرع السلوكيات الصحيحة في نفوس أبناءنا .


خالص شكري لك

لي عودة لبقية التعليقات باذن الله

اولا اشكرك ابو نادر على الموضوع

واتمنى من الاعضاء التركيز على مصطلح (ورشة عمل)
,
بالنسبه لي
الاوراق المهمه مخصص لها شنطه دبلماسيه اجمع فيها جميع الاوراق المهمه
واقفل عليها
وبداخل هذه الشنطه قسم خاص بالفواتير واوراق البنوك
,
اما عن الاوراق المؤقته
عند رجعتي للمنزل وانا محمل بالاوراق المؤقتة الاستعمال
اضعها بصندوق
مخصصه انا للأشاء سريعة الاستعمال
والصندق موضوع على طاولة بجانب الباب الخارجي من الداخل
ملاحظه حتى المحفظه والقلم والبطاقات والنظاره الشمسيه
اضعها بهذا الصندوق
يعني ما احتار اذا ابي ورقه معينه
اجدها اما بالصندوق أو بالشنطه
,
هذا كله بالمنزل
اما العمل فأنا لا اتعامل مع الاوراق نهائيا ولا حتى اشوفها
اتمنى اكون وفقت في ورشة العمل

أخي أبو يزن .. أجدت في وضعك مكان معين مخصص للأوراق و هذا ما يسمى بصينية الفرز

لكن أنت بحاجة الى فرزها بشكل مستمر ..

كذلك طريقة حفظك للأوراق الرسمية مع حاجتك لفهرستها و ترتيبها حتى لا تختلط عليك

أسعدني تفضلك بالمشاركة

و قد أفدتنا

موضوع على أن البعض لايعتبره مهمًا إلا أنني ممن يعيرونه أشد الإهتمام وقد يكون ذلك بطبيعة عمل كل شخص .
أخي الغالي / محمد العصباني
اشكر لك تواجدك المثري دائماً و كما أشرت قد لا يعتبر بعض الناس هذا الموضوع مهماً رغم أنه من أهم ما نحتاجه


ونبدأ مع ما تطرقتم لها أخينا الفاضل .

:
- مذكرات -

لاأستخدمها إلا في المكتب لغرض التعقيب أو الإتصال أو الإستعلام فقط وينتهي وقتها بمجرد الإنتهاء من نفس العمل الّتي سجلتها من أجله . أما خارج العمل فالتذكير يكون بواسطة جهاز الجوال فقط ولاأستخدم الأوراق إطلاقًا نظرًا لأنني لا أتواجد في مكان محدد فالجوال خير مذكر خارج العمل .

أخي محمد المذكرات تعبير واسع فقد يشمل مذكرات شخصية يدونها الشخص عن حدث مر به أو تدوين معلومة سريعة فبعض الناس يستخدم في ذلك قصاصات ورقية و بعضهم يستخدم نوته و هو الأفضل أما القصاصات فهي المتعبة و التي تحتاج الى إدارة .


فواتير لأغراض متعددة

أحبذ عدم الإحتفاظ بها إطلاقًا وتنتهي مهمتها بعد السداد وتصنف أنها من ضمن المذكرات إلا أنها وبسبب قلتها لاتأخذ حيزًا كبيرًا بل تتلف بعد تسديد رسم معين أو التأكد من صلاحية سلعة مشتراه فتبقى لساعاتٍ معدوده عدا ماكان منها مهمًا كفاتورة الأجهزة الإلكترونية الّتي يتطلب الضمان وجود الفاتورة معه . فأضعها في (دوسية إسمها (المشتروات والفواتير) .

نعم ما يحتاج الى سرعة إتلاف من المهم التخلص منهو الا تعبنا في إدارته

- قصاصات من صحف أو مجلات

لا أحتفظ بها ولا أنصح بالإحتفاظ بها أبدًا

بالعكس بعضها يكون مفيداً كمقال معين أو قضية معينة قد تحتاجها في تدعيم موقف معين و سوف يمر بنا لاحقاً كيفية التعامل معها بإذن الله
- ملخصات

لا توجد لدي هذه النوعيه من الأوراق فانتهت بإنتهاء مراحل الدراسة .

هناك من يهتم بعمل ملخص لكتاب قرأه أو ملخص لبحث يهتم به و هذا مهم جداً و مما يثبت المعلومة و لا يقتصر على مراحل الدراسة .
- مطويات و نشرات -

تختلف الدينية منها في المكتبة الخاصة بي وكذلك النشرات في رفٍ مخصص لها ومرتب بطريقة جميلة وجذابه تدعوا من يراها لأن يمد يده لقراءتها .

أسلوب رائع في التصنيف
- رسائل -

لاتوجد لدي رسائل ورقية . ولم يسبق لي إستخدامها بصفه شخصية

و هناك من له إهتمام بالاحتفاظ بالرسائل
صكوك -

في دوسية محمولة توضع في حقيبة خاصه بالأشياء الثمينة .

رائع و لو حفظت في خزنة محكمة الاغلاق
صور لأوراق متعددة

لاأحتفظ بما ليس مصنفًا التصنيف أعلاه كونها لافائدة منها
قد تحتاج الى الاحتفاظ بصورة موضوع مهم من كتاب مثلاً سيأتي لاحقاً
- أوراق التقويم ... الخ

أوراق التقويم تمامًا كاليوم الّذي سُجَِلَ بها تمضي معه ولا أحتفظ بها
صدقت مع أخذ بعض الفوائد المسجلة عليها و لكنني رأيت أنا يكدسونها بشكل غريب
و غيرها كثير ..

بحسب التصنيف

و كثيراً ما احتجنا الى ورقة مهمة ثم نبحث عنها و عبثاً لا نجدها رغم أنها كانت قريبة منا ذات يوم ، أكوام من الأوراق ترمى و قد كان من المفترض الإفادة منها .

- ماذا نعني بإدارة الأوراق ؟

هو ترتيبها وتصنيفها حسب أهميتها والحاجة الماسة لها بنضع لها درجة أسبقية وسرية ومهمة وأهم وهكذا .
- هل ترى أنه من المهم إدارة الأوراق ؟

نعم ولدرجة كبيرة جدًا (لاتحقرن صغيرةً إن الجبال من الحصى)


- لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟

قد نكون لم نعتد على الترتيب في كثيرٍ من جوانب الحياة ولجهلٍ مستفشي في أمور كثيرة

- هل هناك فوائد نجنيها من تنظيم أوراقنا ؟

يكفيك التنظيم والوصول الميسر والسريع لما تبحث عنه دونما عناء أو جهدٍ يذكر إضافةً إلى الإحتفاظ بما هو مهمٌ منها بأمان .

- كيف يمكننا التعامل مع هذه الأوراق بما يفيد ؟

بترتيبها وتصنيفها حسب نوعها وأهميتها وقد ذكرت ذلك بعاليه

- هل لك تجربة رائدة في التعامل مع الأوراق و أرشفتها ؟

نعم بحكم عملي وممارستي اليومية لها ، ولعلك تتذكر ما كتبتُهُ أعلاه .


- ما هي أفضل الطرق للتخلص من الأوراق غير المهمة ؟

حسب سريتها وأهميتها وحجمها فقد يكون بإستخدام (آلة إتلاف الورق الإلكترونية) وقد تكون برميها في سلة المهملات .
لا أحبذ رمي أي ورقة مكتوباً عليها و إنما إحراقها
هذه ورشة عمل آمل من الجميع المشاركة فيها و في النهاية سنخرج بإذن الله تعالى بتوصيات و ملف من أفكاركم لكيفية إدارة أوراقنا .

ولقد شاركت بها .. واتمنى أن تكون مشاركتي مميزة بحسب طول تعاملنا مع الورق ومعاناتنا معه.

والسلام عليكم

و عليكم السلام و قد أجدت وفقك الله

ارجو أن نقف قليلاً مع هذه الصور سوف نحتاجها

مفرزة أوراق




ورق لاصق




شنطة



حاملات تستخدم لحفظ المجلات أو الدوريات و النشرات


ملف بلاستيك مقسم بفواصل شفافة لحفظ الأوراق


حافظة للكروت




حافظة للسيديهات ( و هنا من باب بيان أهمية حفظ هذا النوع من مصادر المعلومات )


ملفات ( دوسيهات )


لحفظ الأوراق أثناء السفر


نوتة للتيلفونات