إدارة أوراقنا ... ( ورشة عمل )

و الآن أحبتي مع هذا الملخص
ارجو أن ينال على رضاكم

أهمية إدارة الأوراق

تجد لدى كثير من الناس أكوماً و أكياسا مليئة بالأوراق و أدراجاً تغص بالأوراق غير المنظمة و يصعب التعرف عليها في وقت هم بحاجة ماسة للاستفادة من الأوراق و الاستفادة من الأدراج التي تشغلها الأوراق .
و لذا يبرز أهمية إدارة و تنظيم أوراقنا و أنها ضرورة لكل عاقل يحرص على الاستفادة من أوراقه المهمة و لذلك قال أحدهم بعد تجربة مريرة مع فوضى الأوراق : " لقد كنت مشغولاً بالبحث عن طريق في الغابة لدرجة أنني لم ألاحظ الأشجار ، إن تنظيمي لأوراقي جعل من السهل علي تحديد ما هو المهم في حياتي "
إن نظام إدارة الأوراق الفعال سيساعدك على التحكم في وقتك و طاقاتك و يوفر لك بيئة عمل تساعدك على تحقيق خططك و أحلامك .
و يمكن سرد فوائد تنظيم الأعمال الورقية في النقاط التالية : -
1 – حفظ الوقت من الضياع في البحث عن هذه الورقة و تلك .
2 – حفظ الطاقة من البعثرة في جهد ممل للحصول على معلومة .
3 – الاستفادة من تنظيم الوثائق و المعلومات .
4 – حفظ الأعمال الكتابية التي أخذت من صاحبها كثيراً من الوقت لصياغتها .
5 – سرعة الوصول إلى المعلومة و كذا سرعة الوصول إلى ما نريده من أوراق .
مصادر الأوراق :
هي عديدة نذكر منها :
مذكرات خاصة – مذكرات دراسية – فواتير بأنواعها – صكوك – سندات – قُصاصات مجلات و جرائد – ملخصات فردية – ملخصات دراسية – مطويات و نشرات – رسائل بريدية و فاكسات – مجلات و جرائد قديمة – أوراق تقويم ... الخ

أصناف الناس في التعامل مع الأوراق :
1 – منهم من يحافظ على كل صغيرة و كبيرة من أوراقه ، و لذا تجد هؤلاء بعد حين قد اختلطت عندهم الأوراق و تبعثرت و صار تراكمها فوق سعة الأماكن المخصصة لها .
2 – و منهم من يسارع للتخلص من الأوراق و يتعجل في ذلك مما يؤدي به إلى رمي المهم منها و غير المهم .
3 – و منهم من يحافظ على المهم من الأوراق ، لكن دون ترتيب و تنظيم و يرى عاقبة ذلك إضاعة للأوقات الطويلة للحصول على ورقة مهمة بينها هو في حاجة ماسة إليها .
4 – و منهم من يحافظ على المهم من الأوراق فيجعل له ملفات خاصة و أساليب معينة للاستفادة من كل معلومة مكتوبة أو مصورة و هذا قد أحسن و أجاد .

تعريف إدارة الأوراق :
تصميم نظام خاص لحفظ الأوراق المهمة يناسب احتياج المرء و أسلوب حياته .

لماذا نهمل ترتيب أوراقنا ؟
هناك أسباب عديدة لعل من أبرزها :
1 - الجهل بأهمية الأوراق و إدارتها .
2 - الخوف من إتلاف ورقة قد يحتاجها مستقبلاً و الأمر كما قيل " إذا لم تكن تدري أين وضعت الورقة ، أو أنك لا تستطيع أن تجدها ، فهي عديمة القيمة بالنسبة لك " ، بل تضرك من جهة تضخم كمية الأوراق لديك .
3 – التكاسل عن ترتيب الأوراق و توزيعها بدعوى صعوبة ذلك ، و يجاب على من كان هذه حاله أن الصعوبة في البحث عن ورقة مهمة بعد هذا التضخم أشد و أنكى عليك من إدارة أوراقك .
4 – التسويف عادة اعتاد عليها بعض الناس في تأجيل تنظيم حفظ أوراقهم فتجد الواحد منهم يقول سأرتب هذه الأوراق غداً أو بعد غد فإذا بها في كثرة و تضخم و اختلاط يصعب معه الأمر يوماً بعد يوم .

متطلبات النجاح في إدارة الأوراق :
1- موقفاً إيجابياً : فلا بد من التفاؤل بأن خطتك ناجحة لإدارة الأوراق .
2- وقتاً كافياً .
3- مهارات و احتياجات مناسبة .
4- استمرارية و إصرار .
خطوات أولية و مهمة في إدارة الأوراق :
1- تحديد مسئول عن إدارة الأوراق .
2- وجه لنفسك هذه الأسئلة كلما استلمت ورقة جديدة :
- هل يجب علَيَّ أن احتفظ بهذه الورقة ؟
- أين أحفظها ؟
- إلى متى أحفظها ؟
- كيف اعثر عليها ؟
و كل سؤال من هذه الأسئلة يتطلب قراراً يجب اتخاذه .

و يمكن حفظ الأوراق بحسب نوعيتها أو مضمونها كالتالي :
1 – الأوراق المتضمنة للعلوم الشرعية أو أسماء الله الحُسنى :
و من ذلك أوراق نُسخت من صفحات كتاب تفسير أو كتاب من كتب شروح السنة النبوية ، فمثال هذه الأوراق لابد من حفظها بعيداً عن ما يدنسها و لا تترك مهانة و عند الاستغناء عنها يتم التخلص منها إما بجمعها و حرقها و هو الأفضل أو بدفنها في مكان طاهر .
2 – الوثائق و الفواتير و البطاقات الخاصة :
و من ذلك ( الصكوك ) و ( عقود الإيجار ) و ( البطاقات البنكية و الحكومية ) و ( كروت العائلة و شهادات الميلاد ) و (عقود الضمان ) و ( الوكالات الشرعية ) و هذه كلها تحتاج الى حفظ في مكان آمن و صناديق خاصة ( مثل الخزنات ) بحيث يُضمن عدم العبث بها أو سرقتها .
3 – أوراق مهمة أخرى :
مثل أوراق البحوث العلمية أو الأوراق الإحصائية أو المذكرات الشخصية أو أرقام الهواتف للمؤسسات و غيرها ، و هذه لكثرتها تحتاج إلى إدارة خاصة للعثور عليها فور الحاجة إليها ، و هذا ما سيأتي لاحقاً .

مواصفات عامة للمكان المناسب لحفظ الأوراق :
1- أن يكون بعيداً عن الأطفال منعاً من العبث .
2- أن لا يكون ممراً للآخرين .
3- من المناسب وجود أقفال للأدراج الحافظة للأوراق .
4- أن يكون بعيداً عن مكان الأطعمة و الأشربة .
5- أن يكون بعيداً عن الأماكن المتصفة بالرطوبة و التي تفسد الأوراق معها .
6- أن تكون الأوراق بعيدة عن منافذ الهواء و الغبار لتسلم من البعثرة و التلف .
7- توفر عدد من الأدراج يمكن فرز الأوراق عليها كل بحسبه .

نظام إدارة الأوراق الفعال :
و هو نظام يُراد منه بلوغ أهداف معينة منها :
1 – إتلاف الأوراق غير الضرورية .
2- تجنب إنتاج أوراق غير ضرورية .
3 – تحديد مواقع ثابتة للأوراق المهمة .
4- إنشاء نظام استرجاع ورقي سهل .
ويمكن إدارة الأوراق بفعالية إذا ما وضعت الورقة أو المعلومات التي تحتويها داخل واحد من الأماكن السبعة التالية :
1- صينية الفرز .
2- سلة المهملات ( تكون خاصة للأوراق و لا يرمى فيها إلا الأوراق ) .
3- التقويم .
4- قائمة الأشغال .
5- بطاقات الفهرس الدائري أو ( دليل الهاتف ) .
6- ملفات الأعمال .
7- الملفات المرجعية .

و الى التفصيل :
المكان الأول : صينية الفرز :
" يجب أن لا تظن أن صينية الفرز يجب أن تكون صينية إذ يكفي صندوق أو سطل صغير أو سلة أو رف أو حتى جزء تخصصه لذلك فوق مكتبك "
و نعني بصينية الفرز : المكان المخصص للأوراق التي لم تتعرف عليها بعد ( أي لم تفرزها بعد ) و هو مكان مؤقت حتى يتم الفرز و لا بد من فرزها قبل أن تأتي أكوام أخرى من الأوراق .

المكان الثاني : سلة المهملات :
فأي ورقة عديمة الفائدة يلزم إتلافها فوراً ، و يكون ذلك برميها في سلة المهملات ( عدا ما تضمن لآيات قرآنية و أسماء الله الحسنى كما مر معنا سابقاً ) .
و حتى لا يندم المرء على ورقات سارع في إتلافها ، حري به أن يطرح هذه الأسئلة على نفسه قبل أن يتخلص من ورقاته :
1- هل ما تحتويه هذه الورقة لمعلوماتي الشخصية و أصبحت أعرفها الآن ؟
2- هل توجد هذه المعلومات في مكان آخر ؟
3- هل المعلومات حديثة بحيث يمكن الاستفادة منها ؟
4 – تحت أي ظرف قد تحتاج إلى هذه المعلومات ؟
5 – و أخيراً ، ما هو أسوأ شيء قد يحدث لك لو لم تكن هذه الورقة في حوزتك ؟

المكان الثالث : التقويم :
و يُقصد به الورقة الكبيرة الممتدة على طاولة المكتب و المقسمة الى مربعات كبيرة بحسب الأيام لكل شهر ، فمن خلال هذا التقويم تستطيع إلغاء عدد كبير من القصاصات الورقية و الأكوام الموجودة على المكتب ، و يكمن السر في التعود على نقل المعلومات من الورقة و تدوينها في التقويم ، و من ثم التخلص من الورقة أو حفظها داخل ملف .
و في حالة حاجة الشخص لنقل هذه المعلومات معه عند مغادرته مكتبه فالأولى و الحال كذلك أن يستخدم قصاصات الورق اللاصقة و التي يمكن لصقها على التقويم ثم نزعها متى ما رغب في المغادرة أو الانتهاء منها ( أو استخدام نوته صغيرة في جيبه لكتابة ما يريد ) .

المكان الرابع : قائمة الأشغال :
و هي ورقة تجمع فيها جميع الأشغال التي يرغب في القيام بها ، علماً بأنها ليست مخصصة للمهام التي يجب أن تُؤدى في وقت محدد و إنما هي للمهام التي تريد أن تؤديها و لكن لم يحدد لها وقتاً .
مثال ذلك : المكالمات الهاتفية المطلوبة ، ما يُطلب شراءه ، الزيارات ..
و هذه تختصر لك العديد من الأوراق في ورقة .

المكان الخامس : بطاقات الفهرس الدائري أو دليل الهاتف :
و يُجمع فيها معلومات البطاقات التعريفية بالشركات ( الكروت ) – و هناك حافظات خاصة للبطاقات التعريفية - أو أرقام الهواتف للأقارب و الأصدقاء ، و المعتاد فرز أرقام الهواتف بحسب حروف أصحابها ، و يمكن فرز الأرقام بتقسيم آخر : مثال :
- أرقام شركات الخدمات – أرقام الدوائر الحكومية – أرقاب الأقارب في مدينة كذا – أرقام المشايخ و العلماء – أرقام الأطباء .. الخ .

المكان السادس : ملفات الأعمال :
و هي الملفات المتضمنة لأعمال مطلوبة أو وثائق لابد أن تكون في متناول اليد باستمرار و من أمثلة ذلك :
- ملف للأرقام الهاتفية التي يلزم الاتصال بأصحابها لطلب أمر معين أو إبلاغه بخبر معين .
- ملف المكالمات المتوقعة و التي يلزم إعداد جواب محدد لأصحابها .
- ملف لموضوعات تحتاج إلى نقاش و لا بد من تحديد الحوار حولها سيكون مع من ؟
- ملف للأوراق المتضمنة لمعلومات ينبغي الاحتفاظ بها نفسها .
- ملف السداد ، و يتضمن الفواتير المطلوب سدادها و الأقساط و نحوها .
- ملف المشاريع القادمة ، و التي يرغب الشخص بعملها لاحقاً .
- ملف الأوراق المكتوبة ( رسائل رسمية ، رسائل شخصية ، كتابات معينة .. الخ ) .
- ملف للصور ( النُسخ ) من مثل ( صور للبطاقات الرسمية – صور للوثائق المهمة – صور لبطاقة الأحوال أو الإقامة وجواز السفر و نحوها .
و ينبغي التأكد على أن وضع أي ورقة في غير ملفها يعني ضياع الورقة من جديد .
كما ننبه على أن لا يتضايق أحد من كثرة الملفات فهي تساعد على الترتيب و سرعة الوصول لما تريده .

المكان السابع : ملفات المرجعية .
فإن الإنسان المثقف لا يقبل ضياع الأوراق المتضمنة لما قيده أو صوره من كتاب هنا أو هناك أو من هذه المجلة أو تلك الصحيفة ، و لذا تجد أنه لكي يحافظ على هذا الكم الهائل من المعلومات لابد أن يوفر لنفسه ملفات تعتبر ( الملفات المرجعية ) بحيث يجعل لكل موضوع ملفاً يختص به أو أشمل من ذلك يجعل لكل علماً ملفاً يخصه ، و من أمثلة ذلك :
- ملف مرجعي متعلق بمسائل العقيدة ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي متعلق بمسائل التفسير ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي متعلق بمسائل الفقه ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالسيرة النبوية و الفوائد المستنبطة منها ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بتراجم الصحابة و التابعين و الأعلام و الفوائد المستنبطة منها ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالقضايا الإسلامية و الموضوعات المعاصرة ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالمذاهب و الديانات ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالفوائد الدينية المتفرقة ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالقضايا التربوية ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص باللغة العربية ( قصة – قصيدة – نثر ) ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .
- ملف مرجعي خاص بالثقافة العامة ( تلخيص بحوث ، مقالات ، تفريغ أشرطة ) .

و هكذا حسب ميول الشخص قد تتنوع الملفات و لكن ما ذُكر أعلاه من المهم وجودة في كل منزل .

خطوات تفصيلية للتعامل مع الأوراق المهمة :
الخطوة الأولى :
تأكد من أهمية هذه الورقة و يكون ذلك بدراستها ، و عند ثبوت أهميتها أنتقل الى :
الخطوة الثانية :
بمكن نقل المعلومة منها إلى ورقة سابقة أو مذكرة محفوظة ، فكثير من الأوراق التي تراها لا تتضمن إلا رقماً أو أسماً أو كلمات قليلة يمكن نقلها إلى أوراق سابقة أو إتلاف هذه الورقة لعدم الحاجة إليها و فائدة ذلك التخلص من التضخم الورقي في ملفاتك .

الخطوة الثالثة :
هل الورقة مهمة لك أم لغيرك فمن الأوراق ما يكون مهماً لكن لغيرك أما أنت فلست بحاجة إليها فيكون من الواجب إرسالها إلى صاحبها فوراً .

الخطوة الرابعة :
ضم الورقة المهمة إلى الملف الخاص بشأنها و هذا يعني أنك مطالب بتوفير ملفات عديدة ، و لكل ملف موضوع يخصه و يمكن الاستفادة مما سبق في تصنيف هذه الملفات .
و توجد في المكتبات ملفات خاصة بلاستيكية و مقسمة إلى حافظات شفافة بداخلها و يمكن حفظ كل ورقة مستقلة بها .

كما أود الإشارة إلى بعض المقترحات المفيدة من الأعضاء بخصوص التخلص من الأوراق غير المهمة و ذلك بحرقها أو دفنها في مكان بعيد و آمن أو بيعها لمن يحولها إلى مادة قابلة للفائدة منها .
و بالمناسبة أرغب في التنويه إلى أهمية احترام الأوراق المكتوبة فيها آيات أو عبارات محترمة مثل الجرائد فبعض الناس يستعملها كسفرة أو للتنظيف و هذا أمر مؤلم .


و أخيراً في نهاية هذا الموضوع الخاص بإدارة الأوراق أتمنى أن أكون قد وفقت في نقل ما يفيدنا جميعاً و الله أسأل لي و لكم التوفيق .

للإفادة يمكن الرجوع للمراجع التالية :


- مهاراتك الشخصية الجزء الرابع لعادل بن محمد العبدالعالي


- كتاب ترويض النمر الورقي لـ باربارا همبل

و من يريدها على ملف وورد
http://bluwe1429.googlepages.com/p-adm.doc
و ملف تكست
http://bluwe1429.googlepages.com/adm.txt

آمل أن أكون أفدتكم
و الى لقاء مع موضوع جديد بإذن الله تعالى

بارك الله فيك

أتيت بهذا الرد لأقدم لك وافر الشكر والتقدير على هذه الفوائد والمعلومات الّتي لاغنى لنا عنها .

بارك الله فيك وفي جهودك .

شكرا لك أخي محمد العصباني


و قد نقلت الموضوع هنا بعد استكمال النقاش حوله لملائمة القسم لذلك .